Contractmanagement is de sleutel van succes voor elke ondernemer. Contractmanagement is een essentieel onderdeel van elke organisatie, groot of klein. Het kan de stabiliteit van een bedrijf maken of breken.
In dit artikel ontdek je het belang van effectief contractmanagement. Leer je hoe dit proces je helpt om zakelijke afspraken helder vast te leggen, tijd en geld te besparen, en risico’s te beperken. We bespreken stappen voor een succesvol contractmanagement, de voordelen van automatisering en tips voor het MKB.
Wat houdt contractmanagement in?
Contractmanagement omvat het hele proces van opstellen, afsluiten, uitvoeren en beëindigen van contracten. Het is een belangrijk proces, waarmee je de belangen van de organisatie beschermt en ervoor zorgt dat de gemaakte afspraken op tijd, binnen budget en in overeenstemming met de verwachtingen worden uitgevoerd.
Een goed contractmanagementsysteem zorgt ervoor dat alle contracten en aanverwante documenten op één centrale plek worden opgeslagen. Dit maakt het gemakkelijk om juridische documenten terug te vinden en te weten wanneer er actie nodig is. Bijvoorbeeld omdat er een termijn verloopt, afspraken niet (correct) worden nagekomen of omdat er nog juridische zaken geregeld moeten worden. Dat levert veel voordelen op, zoals:
- Risicobeperking
- Betere prestaties doordat contractuele verplichtingen worden nageleefd
- Naleving van wet- en regelgeving
- Besparing van tijd én geld
- Betere relaties met stakeholders
- Voorkomen van geschillen.
Essentieel voor iedere organisatie, ook voor het MKB
Vaak wordt gedacht dat contractmanagement vooral een zaak is voor grote organisaties. Dit is een misvatting, want juist ook voor het MKB is contractmanagement van groot belang.
Neem bijvoorbeeld een bedrijf dat afhankelijk is van tijdige leveringen van leveranciers. Zonder effectief contractmanagement zijn er wellicht geen heldere afspraken over leveringstermijnen en de gevolgen van vertragingen. Bij een gemiste levering krijg je niet alleen te maken met verlies van inkomsten, maar ook met reputatieschade en extra stress voor het team. Met effectief contractmanagement had het bedrijf duidelijke afspraken kunnen vastleggen, tijdig kunnen anticiperen op mogelijke vertragingen en indien nodig snel een alternatieve leverancier kunnen inschakelen.
Wat is belangrijk bij contractmanagement?
Bij contractmanagement draait het om het nauwkeurig vastleggen en beheren van afspraken. Daarbij zijn een aantal punten belangrijk.
- Weet wat er in het contract staat. Zorg ervoor dat je het contract goed begrijpt en dat de voorwaarden helder zijn voor alle partijen.
- Toezicht op de naleving. Controleer regelmatig of alle betrokken partijen zich aan de afspraken houden.
- Proactieve communicatie. Gaat er iets niet goed pof dreigt er een geschil te ontstaan? Ga dan meteen in gesprek.
- Flexibiliteit voor aanpassingen. Wees bereid het contract aan te passen als de situatie daarom vraagt, en leg deze wijzigingen duidelijk vast.
- Systematische archivering. Bewaar alle contracten en gerelateerde documentatie op een georganiseerde manier, zodat je deze eenvoudig kunt terugvinden wanneer dat nodig is.
Effectief contractmanagement in 7 stappen
Stap 1. Bepaal welke contracten je nodig hebt
Het selecteren van de juiste contracten is een fundamentele stap bij contractmanagement. Dit vereist een grondige analyse van:
- De zakelijke doelen van je organisatie,
- De risico’s die verbonden zijn aan het realiseren van deze doelen, en
- De relaties en middelen die je nodig hebt om deze doelen te behalen
Op basis van deze analyse kun je vervolgens bepalen welke contracten essentieel zijn voor de bedrijfsvoering van je organisatie. Welke contracten dat zijn, hangt af van de specifieke situatie. Dat kan bijvoorbeeld gaan om:
- (In)koopcontracten
- Algemene Voorwaarden
- Overeenkomsten van opdrachten
- Arbeidsovereenkomsten
- Geheimhoudingsovereenkomsten
- Verwerkersovereenkomsten
- Huurcontracten: voor de huur van kantoor- of bedrijfsruimtes
- Arbeidscontracten
- Service Level Agreements
Stap 2. Stel het contract op
Na het identificeren van de essentiële contracten, is het tijd om ze op te stellen. Zorg er hierbij voor dat je de volgende zaken definieert:
- De betrokken partijen
- De rechten, plichten en verantwoordelijkheden van iedere partij
- De duur van het contract
- De cruciale termijnen
- Financiële afspraken
- Een geschillenregeling en
- De naleving van wet- en regelgeving.
Het is hierbij slim om een solide contractsjabloon te ontwikkelen of aan te schaffen. Een zorgvuldig opgesteld sjabloon fungeert namelijk als solide basis, waarmee je tijd en moeite bespaart. Niet ieder contract hoeft dan afzonderlijk beoordeeld te worden.
Gebruik een contractgenerator
Een contractgenerator kan je helpen bij het opstellen van een (model)contract. Dit zijn online tools die je kunnen helpen bij het gemakkelijk opstellen van een contract. Zo bespaar je tijd én zorg je ervoor dat jouw contracten rechtsgeldig en effectief zijn.
Stap 3. Laat je contracten juridisch beoordelen
Maak je geen gebruik van een contractgenerator? Of wijkt jouw situatie af van de standaard? Dan is het verstandig om je contracten door een jurist te laten reviewen. Zo weet je zeker dat je aan alle regelgeving voldoet en dat je jouw juridische risico’s zoveel mogelijk beperkt.
Het laten beoordelen van jouw contract hoeft helemaal niet duur te zijn. Bij Jurr Legal kan dit al vanaf € 96,-.
Stap 4. Contractonderhandeling en goedkeuring
Nadat je een contract hebt opgesteld, moet je de voorwaarden ervan onderhandelen met de andere partij. In deze fase worden de details van het contract besproken en eventueel herzien. Het is hierbij cruciaal om te weten wie binnen je organisatie de bevoegdheid heeft om beslissingen te nemen over de contractvoorwaarden. Nadat alle partijen het eens zijn over de voorwaarden, moet het contract immers ter goedkeuring worden voorgelegd aan degenen die tekeningsbevoegd zijn.
Tips:
- Zorg ervoor dat alle relevante personen voordat je gaat onderhandelen akkoord zijn met de voorwaarden van het (initiële) contract.
- Zorg ervoor dat het contract in overeenstemming is met de interne procedures van je organisatie.
- Verdiep je in de positie van de andere partij.
- Wees realistisch en stel geen onredelijke eisen.
- Neem een flexibele houding aan en toon je bereid om concessies te doen.
- Houd de onderhandelingen op een professionele toon.
- Wees geduldig! Het kan tijd duren om tot een overeenstemming te komen.
Stap 5: Contractondertekening
Nadat het contract is goedgekeurd, wordt het door de bevoegde personen ondertekend. Dat kan op de ouderwetse manier, met een natte handtekening, of elektronisch. Elektronische ondertekening is een snelle en duurzame manier om contracten te ondertekenen.
Heeft iedereen getekend? Dan ontvangen én bewaren beide partijen een kopie van het ondertekende contract.
Stap 6: Contractbeheer en monitoring
Nadat het contract is opgesteld en ondertekend, is het essentieel om het effectief te monitoren en te beheren. Dit omvat:
- Periodieke evaluaties. Controleer regelmatig of de voorwaarden van het contract worden nageleefd en of de verwachte resultaten worden bereikt.
- Zorg voor open communicatiekanalen met alle betrokken partijen om eventuele onduidelijkheden of geschillen tijdig aan te pakken.
- Mijlpalen en deadlines. Met behulp van contractmanagementsoftware of herinneringen kun je cruciale data in de gaten houden en ervoor zorgen dat alle verplichtingen op tijd worden nagekomen.
- Als er wijzigingen in het contract worden aangebracht, documenteer deze dan zorgvuldig en zorg ervoor dat alle partijen op de hoogte zijn en akkoord gaan met de wijzigingen.
- Evaluatie van prestaties. Beoordeel periodiek de prestaties van de betrokken partijen op basis van de contractuele criteria. Indien nodig, neem corrigerende maatregelen.
Door deze stappen te volgen, kun je ervoor zorgen dat je contracten effectief worden beheerd en dat alle partijen hun afgesproken verantwoordelijkheden nakomen.
Stap 7: Contractafsluiting
Aan het einde van de contractperiode is het belangrijk om de prestaties en afspraken te evalueren. Op basis van deze evaluatie kan worden besloten tot vernieuwing, beëindiging of aanpassing van het contract. Alle relevante documentatie wordt bewaard voor toekomstige referentie en naleving.
De evaluatie moet de volgende punten bevatten:
- Hebben de partijen hun verplichtingen nagekomen?
- Zijn de doelen van het contract bereikt?
- Is het contract nog relevant?
- Zijn er kostenbesparingen mogelijk?
Alle relevante documentatie, zoals het contract, de evaluatie en de besluitvorming, wordt bewaard voor toekomstige referentie en naleving. Dit is belangrijk om te kunnen aantonen dat de partijen zich aan de afspraken hebben gehouden en om eventuele geschillen in de toekomst te kunnen oplossen.
Contractmanagement tools
Automatisering speelt een steeds belangrijkere rol in contractmanagement. Het houdt in dat software en technologie (legal tech) worden ingezet om diverse aspecten van het contractmanagementproces te stroomlijnen en te optimaliseren. Van het creëren en opslaan van contracten tot het bewaken van termijnen en het genereren van rapporten – automatiseringstools kunnen deze taken efficiënter maken.
Voordelen van automatisering
- Tijdsbesparing: Automatisering versnelt het proces van contractcreatie, -goedkeuring en -beheer aanzienlijk.
- Nauwkeurigheid: Het vermindert de kans op menselijke fouten in contracten.
- Compliance en risicobeheer: Het helpt bij het bewaken van naleving van wet- en regelgeving en het minimaliseren van risico’s door automatische herinneringen en rapportages.
- Kostenbesparing: Het vermindert de arbeidskosten die gepaard gaan met handmatig contractbeheer.
- Centrale opslag: Automatisering faciliteert de opslag van contracten op één centrale, gemakkelijk toegankelijke locatie.
Door contractmanagementtools te gebruiken, kunnen organisaties hun contractmanagementproces efficiënter en effectiever maken. Dit kan resulteren in tijdsbesparingen, kostenbesparingen, verbeterde naleving en risicobeheer, en een hogere nauwkeurigheid.
Zet vandaag de stap naar moeiteloos contractbeheer en versterk je onderneming. Neem vandaag nog contact op met Jurr Legal.
Wij helpen je bij het opstellen, afsluiten, uitvoeren en beëindigen van je contracten. Met een slimme combinatie van technologie en persoonlijk contact kunnen wij je optimaal ondersteunen. Onze experts staan klaar om je te helpen met al je juridische behoeften, zodat je je kunt concentreren op het runnen van je bedrijf.
Maak vandaag nog een account aan en probeer het vrijblijvend 14 dagen uit.