In dit artikel wordt uitgelegd wat contractbeheer is, wanneer je het nodig hebt, waarom het belangrijk is en wordt er ingegaan op de verschillende softwaresystemen waarmee je contractbeheer een stuk makkelijker maakt. Lees verder om alles over contractbeheer te leren.
Contractbeheer wordt ook wel contractmanagement of contractadministratie genoemd. Het is simpel weg het gestructureerd opslaan van contracten, samen met de belangrijke informatie over het contract.
Contractbeheer kan zo eenvoudig of ingewikkeld worden uitgevoerd als je zelf wenst. Zo kan je het hele proces, van opstellen van het contact tot de financiële en operationele afwikkeling beheren, maar je kan ook slechts je contracten centraal opslaan en de looptijden van de contracten agenderen.
Welke functionaliteiten nodig zijn, hangt af van de grootte en complexiteit van de organisatie. Echter dat elk bedrijf een vorm van contractbeheer nodig heeft, staat buiten kijf.
In dit artikel wordt uitgelegd wat contractbeheer is, wanneer je het nodig hebt, waarom het belangrijk is en wordt er ingegaan op de verschillende softwaresystemen waarmee je contractbeheer een stuk makkelijker maakt. Lees verder om alles over contractbeheer te leren.
Contractbeheer wordt ook wel contractmanagement of contractadministratie genoemd. Het is simpel weg het gestructureerd opslaan van contracten, samen met de belangrijke informatie over het contract.
Contractbeheer kan zo eenvoudig of ingewikkeld worden uitgevoerd als je zelf wenst. Zo kan je het hele proces, van opstellen van het contact tot de financiële en operationele afwikkeling beheren, maar je kan ook slechts je contracten centraal opslaan en de looptijden van de contracten agenderen.
Welke functionaliteiten nodig zijn, hangt af van de grootte en complexiteit van de organisatie. Echter dat elk bedrijf een vorm van contractbeheer nodig heeft, staat buiten kijf.
Contractbeheer kan zo eenvoudig of ingewikkeld worden uitgevoerd als je zelf wenst. Zo kan je het hele proces, van opstellen van het contact tot de financiële en operationele afwikkeling beheren, maar je kan ook slechts je contracten centraal opslaan en de looptijden van de contracten agenderen.
Welke functionaliteiten nodig zijn, hangt af van de grootte en complexiteit van de organisatie. Echter dat elk bedrijf een vorm van contractbeheer nodig heeft, staat buiten kijf.
In een onderneming worden veel contracten gesloten, deze contracten doorlopen de volgende fases:
Lees verder wat elke situatie van een systeem vraagt.
Elke situatie is anders. Zelfs met standaardcontracten kan je tegenpartij nog de voorkeur geven aan haar eigen contracten. In sommige situaties is het wenselijk om, voordat het contract is ondertekend, eerst een geheimhoudingsovereenkomst overeen te komen of is het wettelijk verplicht om een verwerkersovereenkomst af te sluiten. Het is belangrijk om dit van tevoren duidelijk te hebben in de organisatie.
Bij het opstellen van contracten is het gebruiken van sjablonen het meest efficiënt.
Voor het onderhandelen en goedkeuren van een contract is het bij grotere organisaties goed om in beeld te hebben, wie verantwoordelijk is voor bepaalde beslissingen binnen het bedrijf.
De juiste gemachtigde personen dienen het contract te ondertekenen, dit kan zowel analoog als digitaal. Beide partijen krijgen een kopie van het contract.
De gemaakte contractafspraken moeten worden geanalyseerd voorafgaand aan de uitvoering; zijn er mogelijke risico’s en hoe kunnen deze worden vermeden? Hiernaast moet ook de nakoming van de afspraken gevolgd worden. Verloopt alles zoals overeengekomen? Zo niet, wat is er afgesproken als de afspraken niet (goed) na worden gekomen en wat kan eraan worden gedaan?
Na afloop of tegen het einde van de looptijd van het contract is het goed om te evalueren. Heeft de leverancier naar tevredenheid de diensten geleverd of de opdracht uitgevoerd? Is het project binnen de gestelde doelen opgeleverd?
Na evaluatie kan de beslissing worden gemaakt, wanneer het contract niet van rechtswege eindigt, om het contract te vernieuwen en/of te beëindigen. Hier staan bijna altijd afspraken over in het contract en het is dus van belang om hier op tijd naar te kijken, zodat je niet te laat een contract opzegt en er hier dus langer dan gewenst aan vast zit.
Na de looptijd van een contract, en in sommige gevallen tijdens, dienen de contracten te worden gearchiveerd om zo nodig aan te tonen dat aan de afspraken of aan wettelijke verplichtingen is voldaan.
Contractbeheer- of contractmanagement software is een programma dat de juridische overeenkomsten van een bedrijf helpt te organiseren en beheren. Vandaag de dag worden deze programma’s vooral aangeboden als clouddiensten. Er zijn verschillende aanbieders van deze systemen. Hierdoor zijn er een aantal varianten op de markt.
De meest bekende zijn contractbeheer– of contractmanagement software, Document Managementsoftware, Contract Lifecycle Managementsoftware, bedrijfsjuridische systemen, en uiteraard juridische beheer systemen zoals die van Jurr.legal. Alle systemen elk met zijn eigen voor- en nadelen.
Document Managementsoftware is een meer algemene oplossing voor het beheren van documenten, niet slechts contracten. Het is bestemd voor het beheren van alle soorten documenten in je organisatie.
Deze software heeft geen specifieke functionaliteiten voor het beheren van je contracten, maar hiermee kan je wel alle contracten digitaliseren en archiveren, documenten eenvoudig delen, samenwerken in documenten, versiebeheer bijhouden en een workflow voor het opstellen en afhandelen van contracten instellen.
Vooral handig voor organisaties die ook veel andere documenten willen beheren.
Veel maatwerk mogelijk, meer functionaliteiten voor document management dan slechts contracten.
Veel tijd verbonden aan implementatie specifiek voor contractbeheer
Contractbeheer- of contractmanagement software wordt aangeboden in verschillende mate van complexiteit, kosten en functionaliteiten. Hoofdfunctionaliteit van alle aanbieders is het veilig opslaan van de contracten en het opslaan van de belangrijkste contractinformatie op zo’n wijze dat de gebruiker hier makkelijk naar kan handelen.
Vaak is er een mogelijkheid voor het instellen van alerts voor het einde van de looptijd, het toewijzen aan een verantwoordelijke gebruiker en taakbeheer. Sommige systemen kiezen ervoor om de gebruiker zelf een mappen structuur in te laten stellen, andere hebben een voorgeprogrammeerde structuur.
Kleinere organisaties met (externe) juridische kennis.
Eenvoudig te implementeren, alle contracten op 1 plek en makkelijk terug te vinden.
Slechts ondersteuning voor en tijdens de uitvoering van het contract.
Contract Lifecycle Management software ondersteunt alle fases van een contract. De software kan gebruikt worden voor het opstellen, bewerken, onderhandelen, ondertekenen en vernieuwen van contracten en het bijhouden van verval- en opleveringsdatums.
Bij sommige aanbieders kan je eigen sjablonen instellen en bij weer andere kan je een zeer uitgebreide approval workflow instellen en gebruik maken van digitaal ondertekenen.
Grote organisaties die veel contracteren.
Veel mogelijkheden tot automatisering, op maat te maken voor eigen processen.
Kostbaar, training van werknemers nodig.
Een bedrijfsjuridisch systeem is eigenlijk een vreemde eend in de bijt bij dit lijstje, aangezien het meer doet, dan contract beheer. Een bedrijfsjuridisch systeem neemt eenvoudige contractbeheer functionaliteiten en voegt hier nog andere functionaliteiten voor het beheren van juridische zaken aan toe, zoals registers om aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming te voldoen.
Hiernaast biedt het systeem ondersteuning van juristen, zoals het laten controleren van een contract en krijgen van juridisch advies. Dit soort systeem is volledig gericht op de behoeftes van ZZP en MKB.
Starters, ZZP en MKB.
Kan kosten besparen en de naleving van wettelijke eisen verbeteren.
Gestandaardiseerd voor ZZP en MKB, geen mogelijkheden tot grote maatwerk aanpassingen.
Jurr.legal is een bedrijfsjuridisch systeem welke je 14 dagen gratis kan proberen, hiermee kan je niet alleen je contracten beheren, maar ook aan alle wetgeving voldoen die geldt voor jouw onderneming.
Jurr.legal is schaalbaar,
en flexibel.
Speciaal voor de moderne
en groeiende mkb’er.