Wat is contractbeheer?
In dit artikel wordt uitgelegd wat contractbeheer is, wanneer je het nodig hebt, waarom het belangrijk is en wordt er ingegaan op de verschillende softwaresystemen waarmee je contractbeheer een stuk makkelijker maakt. Lees verder om alles over contractbeheer te leren.
Contractbeheer wordt ook wel contractmanagement of contractadministratie genoemd. Het is simpel weg het gestructureerd opslaan van contracten, samen met de belangrijke informatie over het contract.
Contractbeheer kan zo eenvoudig of ingewikkeld worden uitgevoerd als je zelf wenst. Zo kan je het hele proces, van opstellen van het contact tot de financiële en operationele afwikkeling beheren, maar je kan ook slechts je contracten centraal opslaan en de looptijden van de contracten agenderen.
Welke functionaliteiten nodig zijn, hangt af van de grootte en complexiteit van de organisatie. Echter dat elk bedrijf een vorm van contractbeheer nodig heeft, staat buiten kijf.
In dit artikel wordt uitgelegd wat contractbeheer is, wanneer je het nodig hebt, waarom het belangrijk is en wordt er ingegaan op de verschillende softwaresystemen waarmee je contractbeheer een stuk makkelijker maakt. Lees verder om alles over contractbeheer te leren.
Contractbeheer wordt ook wel contractmanagement of contractadministratie genoemd. Het is simpel weg het gestructureerd opslaan van contracten, samen met de belangrijke informatie over het contract.
Contractbeheer kan zo eenvoudig of ingewikkeld worden uitgevoerd als je zelf wenst. Zo kan je het hele proces, van opstellen van het contact tot de financiële en operationele afwikkeling beheren, maar je kan ook slechts je contracten centraal opslaan en de looptijden van de contracten agenderen.
Welke functionaliteiten nodig zijn, hangt af van de grootte en complexiteit van de organisatie. Echter dat elk bedrijf een vorm van contractbeheer nodig heeft, staat buiten kijf.
Contractbeheer kan zo eenvoudig of ingewikkeld worden uitgevoerd als je zelf wenst. Zo kan je het hele proces, van opstellen van het contact tot de financiële en operationele afwikkeling beheren, maar je kan ook slechts je contracten centraal opslaan en de looptijden van de contracten agenderen.
Welke functionaliteiten nodig zijn, hangt af van de grootte en complexiteit van de organisatie. Echter dat elk bedrijf een vorm van contractbeheer nodig heeft, staat buiten kijf.
Herken jij de volgende situaties rondom contracten?
Worden contracten ongewenst automatisch verlengd?
Wordt er te laat actie ondernomen op contracten die de einddatum naderen?
Komen er onverwachte facturen binnen?
Mis je informatie over een contract na een vertrek van een collega?
Geen idee wie verantwoordelijk is voor bepaalde contracten en de opvolging hiervan?
Onopgemerkte dubbele overeenkomsten?
Geen duidelijk overzicht van de afspraken gemaakt met afnemers of leveranciers?
Als je een van bovenstaande situaties herkent,
dan wordt het tijd voor een contractbeheer systeem.
Jouw juridische zaken op orde
Start vandaag nog!
Jurr.legal biedt hét juridisch beheersysteem
Waarom is contractbeheer noodzakelijk?
In een onderneming worden veel contracten gesloten, deze contracten doorlopen de volgende fases:
Lees verder wat elke situatie van een systeem vraagt.
Fase 1: Contract kiezen
Gemakkelijk en snel het juiste contract
Elke situatie is anders. Zelfs met standaardcontracten kan je tegenpartij nog de voorkeur geven aan haar eigen contracten. In sommige situaties is het wenselijk om, voordat het contract is ondertekend, eerst een geheimhoudingsovereenkomst overeen te komen of is het wettelijk verplicht om een verwerkersovereenkomst af te sluiten. Het is belangrijk om dit van tevoren duidelijk te hebben in de organisatie.
Fase 2: Contract opstellen
Snel het contract ingevuld door te werken met sjablonen
Bij het opstellen van contracten is het gebruiken van sjablonen het meest efficiënt.
Fase 3: Contract onderhandelen en goedkeuren
Snel duidelijkheid wie verantwoordelijk is voor elk contract
Voor het onderhandelen en goedkeuren van een contract is het bij grotere organisaties goed om in beeld te hebben, wie verantwoordelijk is voor bepaalde beslissingen binnen het bedrijf.
Fase 4: Contract ondertekenen
Snelle afwikkeling wanneer het digitaal ondertekend is
De juiste gemachtigde personen dienen het contract te ondertekenen, dit kan zowel analoog als digitaal. Beide partijen krijgen een kopie van het contract.
Fase 5: Beheren en analyseren van contractafspraken
Een goed overzicht van de gemaakte afspraken
De gemaakte contractafspraken moeten worden geanalyseerd voorafgaand aan de uitvoering; zijn er mogelijke risico’s en hoe kunnen deze worden vermeden? Hiernaast moet ook de nakoming van de afspraken gevolgd worden. Verloopt alles zoals overeengekomen? Zo niet, wat is er afgesproken als de afspraken niet (goed) na worden gekomen en wat kan eraan worden gedaan?
Fase 6: Contract evaluatie
Snel inzicht in het verloop van het contract
Na afloop of tegen het einde van de looptijd van het contract is het goed om te evalueren. Heeft de leverancier naar tevredenheid de diensten geleverd of de opdracht uitgevoerd? Is het project binnen de gestelde doelen opgeleverd?
Fase 7: Contract vernieuwen/beëindigen
Nooit meer een verlenging of opzegging vergeten
Na evaluatie kan de beslissing worden gemaakt, wanneer het contract niet van rechtswege eindigt, om het contract te vernieuwen en/of te beëindigen. Hier staan bijna altijd afspraken over in het contract en het is dus van belang om hier op tijd naar te kijken, zodat je niet te laat een contract opzegt en er hier dus langer dan gewenst aan vast zit.
Fase 8: Contract documentatie
Altijd je contracten netjes digitaal geordend en bewaard
Na de looptijd van een contract, en in sommige gevallen tijdens, dienen de contracten te worden gearchiveerd om zo nodig aan te tonen dat aan de afspraken of aan wettelijke verplichtingen is voldaan.
Welke soorten juridische systemen zijn er nou precies?
Contractbeheer- of contractmanagement software is een programma dat de juridische overeenkomsten van een bedrijf helpt te organiseren en beheren. Vandaag de dag worden deze programma’s vooral aangeboden als clouddiensten. Er zijn verschillende aanbieders van deze systemen. Hierdoor zijn er een aantal varianten op de markt.
Verschillende aanbieders contractbeheer systemen
De meest bekende zijn contractbeheer– of contractmanagement software, Document Managementsoftware, Contract Lifecycle Managementsoftware, bedrijfsjuridische systemen, en uiteraard juridische beheer systemen zoals die van Jurr.legal. Alle systemen elk met zijn eigen voor- en nadelen.
Voor- en nadelen van document managementsoftware (DMS)
Document Managementsoftware is een meer algemene oplossing voor het beheren van documenten, niet slechts contracten. Het is bestemd voor het beheren van alle soorten documenten in je organisatie.
Deze software heeft geen specifieke functionaliteiten voor het beheren van je contracten, maar hiermee kan je wel alle contracten digitaliseren en archiveren, documenten eenvoudig delen, samenwerken in documenten, versiebeheer bijhouden en een workflow voor het opstellen en afhandelen van contracten instellen.
Voor wie
Vooral handig voor organisaties die ook veel andere documenten willen beheren.
Voordelen
Veel maatwerk mogelijk, meer functionaliteiten voor document management dan slechts contracten.
Nadelen
Veel tijd verbonden aan implementatie specifiek voor contractbeheer
Voor- en nadelen van contractbeheer software
Contractbeheer- of contractmanagement software wordt aangeboden in verschillende mate van complexiteit, kosten en functionaliteiten. Hoofdfunctionaliteit van alle aanbieders is het veilig opslaan van de contracten en het opslaan van de belangrijkste contractinformatie op zo’n wijze dat de gebruiker hier makkelijk naar kan handelen.
Vaak is er een mogelijkheid voor het instellen van alerts voor het einde van de looptijd, het toewijzen aan een verantwoordelijke gebruiker en taakbeheer. Sommige systemen kiezen ervoor om de gebruiker zelf een mappen structuur in te laten stellen, andere hebben een voorgeprogrammeerde structuur.
Voor wie
Kleinere organisaties met (externe) juridische kennis.
Voordelen
Eenvoudig te implementeren, alle contracten op 1 plek en makkelijk terug te vinden.
Nadelen
Slechts ondersteuning voor en tijdens de uitvoering van het contract.
Voor- en nadelen van Contract Lifecycle Management (CLM)
Contract Lifecycle Management software ondersteunt alle fases van een contract. De software kan gebruikt worden voor het opstellen, bewerken, onderhandelen, ondertekenen en vernieuwen van contracten en het bijhouden van verval- en opleveringsdatums.
Bij sommige aanbieders kan je eigen sjablonen instellen en bij weer andere kan je een zeer uitgebreide approval workflow instellen en gebruik maken van digitaal ondertekenen.
Voor wie
Grote organisaties die veel contracteren.
Voordelen
Veel mogelijkheden tot automatisering, op maat te maken voor eigen processen.
Nadelen
Kostbaar, training van werknemers nodig.
Voor- en nadelen van bedrijfsjuridisch systeem
Een bedrijfsjuridisch systeem is eigenlijk een vreemde eend in de bijt bij dit lijstje, aangezien het meer doet, dan contract beheer. Een bedrijfsjuridisch systeem neemt eenvoudige contractbeheer functionaliteiten en voegt hier nog andere functionaliteiten voor het beheren van juridische zaken aan toe, zoals registers om aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming te voldoen.
Hiernaast biedt het systeem ondersteuning van juristen, zoals het laten controleren van een contract en krijgen van juridisch advies. Dit soort systeem is volledig gericht op de behoeftes van ZZP en MKB.
Voor wie
Starters, ZZP en MKB.
Voordelen
Kan kosten besparen en de naleving van wettelijke eisen verbeteren.
Nadelen
Gestandaardiseerd voor ZZP en MKB, geen mogelijkheden tot grote maatwerk aanpassingen.
Maak kennis met jurr.legal
Jurr.legal is een bedrijfsjuridisch systeem welke je 14 dagen gratis kan proberen, hiermee kan je niet alleen je contracten beheren, maar ook aan alle wetgeving voldoen die geldt voor jouw onderneming.
