Niet iedereen kan zomaar rechtsgeldig contracten tekenen namens jouw onderneming. Als ondernemer ben je verantwoordelijk voor wie die bevoegdheid heeft. Tekent iemand zonder de juiste machtiging? Dan kan het contract ongeldig zijn – met alle juridische gevolgen van dien. Daarom is het belangrijk om precies te weten wie contracten mag ondertekenen namens jouw bedrijf.
In deze blog leggen we uit wie tekeningsbevoegd is binnen verschillende rechtsvormen, hoe het zit met volmachten en beperkingen, en wat er gebeurt als iemand zonder bevoegdheid tekent.
Wat is tekeningsbevoegdheid?
Tekeningsbevoegdheid betekent dat iemand namens de onderneming rechtshandelingen mag verrichten, zoals het ondertekenen van contracten. Die bevoegdheid kan volledig zijn, beperkt, of via een volmacht worden verleend.
Tekent iemand zonder tekeningsbevoegdheid? Dan is de overeenkomst meestal ongeldig. Dat kan vervelende juridische gevolgen hebben.
Wie is tekeningsbevoegd?
Dat hangt af van de rechtsvorm van je onderneming:
- Eenmanszaak: de eigenaar is automatisch tekeningsbevoegd.
- Vennootschap onder firma (vof): alle vennoten zijn in principe tekeningsbevoegd, tenzij anders afgesproken.
- Besloten vennootschap (bv) of naamloze vennootschap (nv): alle bestuurders die in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel staan, zijn bevoegd. De statuten bepalen of zij zelfstandig mogen tekenen of dat er meerdere bestuurders samen moeten tekenen. Werknemers die geen bestuurder zijn, zijn niet automatisch bevoegd, tenzij ze een volmacht hebben.
- Stichting of vereniging: het bestuur vertegenwoordigt de organisatie. Of bestuurders zelfstandig of gezamenlijk mogen tekenen, staat in de statuten. Niet-bestuurders mogen alleen tekenen als ze een schriftelijke volmacht hebben.
Wat is een volmacht?
Bestuurders, eigenaren of vennoten kunnen een volmacht geven aan iemand binnen of buiten de organisatie. Die gevolmachtigde mag dan namens hen contracten tekenen. Volmachten kunnen algemeen zijn, maar ook beperkt tot bepaalde handelingen.
Zorg dat je volmachten altijd schriftelijk vastlegt en bewaart in je administratie.
Wat als iemand zonder bevoegdheid tekent?
Een contract dat door iemand zonder tekeningsbevoegdheid is getekend, is in principe niet geldig. Maar er is een uitzondering: de zogenaamde schijn van vertegenwoordiging.
Die treedt in werking als de wederpartij mocht geloven dat de tekenaar bevoegd was, bijvoorbeeld omdat die persoon altijd zulke contracten tekende. In dat geval kan jouw onderneming tóch gebonden zijn aan het contract, ook al was de handtekening formeel onjuist.
Voorkom problemen: leg het vast
Wil je verwarring voorkomen? Stel dan intern duidelijk vast wie welke contracten mag tekenen en tot welk bedrag. Zo houd je grip op de tekeningsbevoegdheid binnen jouw bedrijf.
Hulp nodig?
Heb je vragen over tekeningsbevoegdheid of wil je een volmacht laten opstellen? Neem gerust contact met ons op. Wij helpen je graag.