Als ondernemer sluit je allerlei contracten af: met klanten, leveranciers, medewerkers of freelancers. Op basis van de wettelijke bewaarplicht ben je verplicht deze contracten een bepaalde tijd te bewaren. Wanneer de Belastingdienst daarom vraagt, moet je ze kunnen tonen. Het is dus belangrijk om hieraan te voldoen.
In deze blog leggen we helder uit hoe lang je contracten moet bewaren, welke uitzonderingen er zijn en waar je op moet letten bij digitale opslag.
Basisregel: 7 jaar bewaren
Volgens de Belastingdienst moet je je basisgegevens minimaal 7 jaar bewaren. Hieronder vallen onder andere:
- Grootboek
- Loonadministratie
- Debiteuren- en crediteurenadministratie
- In- en verkoopadministratie
- Voorraadadministratie
- En ook de achterliggende contracten en overeenkomsten.
Contracten die invloed hebben op je belastingaangifte of financiële administratie vallen dus onder deze bewaarplicht.
Let op: de bewaartermijn gaat in vanaf het moment dat het contract is beëindigd of verlopen.
Uitzondering: 10 jaar bewaren
Sommige gegevens moet je langer bewaren, namelijk 10 jaar. Dit geldt bijvoorbeeld voor:
- Gegevens over onroerende zaken, zoals een bedrijfspand.
- Leveringen van goederen of elektronische diensten aan EU-klanten die geen btw-aangifte doen, waarbij je gebruikmaakt van het éénloketsysteem (OSS).
Hierbij moet je ook de bijbehorende documenten, zoals koopcontracten, 10 jaar bewaren.
Wat moet je precies bewaren?
De bewaarplicht geldt niet alleen voor de kern van je administratie, maar ook voor de onderliggende stukken. Dat betekent dat je ook alle contracten, afspraken en overeenkomsten goed moet bewaren.
Mag je contracten digitaal bewaren?
Ja, dat mag. Je bent in principe verplicht je administratieve gegevens in de originele staat te bewaren, maar je mag ook een digitale versie opslaan. Zo mag je contracten scannen en digitaal bewaren, mits de digitale kopie een volledige en juiste weergave van het origineel is.
Belangrijk is dat de authenticiteit van het document en de integriteit van de inhoud behouden blijven.
Bij twijfel…
Het is mogelijk om met de Belastingdienst andere afspraken te maken over de bewaartermijn of de wijze van bewaren. Heb je twijfels over de bewaartermijn van een specifiek contract? Bewaar het dan liever langer. Weggooien kan altijd nog.
Hulp nodig?
Heb je vragen over contractbeheer of wil je zeker weten dat je voldoet aan de bewaarplicht? Wij helpen je graag verder.