Verwerkersovereenkomst

Wat is het?

Een verwerkersovereenkomst is een schriftelijke overeenkomst tussen een verwerkingsverantwoordelijke (degene die het doel en de middelen van de verwerking bepaalt) en een verwerker (degene die namens de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt). In de verwerkersovereenkomst worden afspraken vastgelegd over het gebruik, de beveiliging en de verwerking van persoonsgegevens. Zo weten beide partijen precies wat wel en niet is toegestaan en wie waarvoor verantwoordelijk is. Wanneer je persoonsgegevens verwerkt namens een organisatie of persoonsgegevens door een externe partij laat verwerken, is een verwerkersovereenkomst essentieel.

Wettelijk verplicht?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verplicht zowel verwerkingsverantwoordelijken als verwerkers om een verwerkersovereenkomst te hebben wanneer persoonsgegevens worden verwerkt door een externe partij. Dit geldt zowel voor de verwerkingsverantwoordelijke die persoonsgegevens laat verwerken als voor de verwerker die deze gegevens namens de verantwoordelijke verwerkt. Zonder een verwerkersovereenkomst handel je in strijd met de AVG en loop je risico op boetes of andere sancties.

Waar beschermt het je tegen?

Een verwekersovereenkomst beschermt beide partijen tegen:

• Misbruik van persoonsgegevens;
• Onvoldoende bescherming van persoonsgegevens, bijvoorbeeld bij datalekken of onbevoegde toegang;
• Verlies, vernietiging en het verwerken van data;
• Onduidelijkheden over de verplichtingen van zowel de verwerker als de verwerkingsverantwoordelijke;
• Niet-naleving van de AVG, waardoor boetes of reputatieschade kunnen ontstaan.

Met een verwerkersovereenkomst weet je wat je rechten en plichten zijn, of je nu gegevens verwerkt of laat verwerken.

Wat wordt er geregeld?

In de verwerkersovereenkomst worden onder andere vastgelegd:

• Welke persoonsgegevens worden verwerkt en voor welk doel;
• Instructies voor de verwerking;
• Hoe de gegevens beveiligd moeten worden en welke maatregelen de verwerker neemt;
• Hoe en wanneer gegevens teruggegeven of verwijderd worden;
• De verantwoordelijken en rechten van zowel de verwerker als de verwerkingsverantwoordelijke;
• Meldplicht bij datalekken en andere wettelijke verplichtingen;
• Aansprakelijkheid bij fouten of incidenten.

De overeenkomst is eenvoudig aan te passen aan jouw situatie, ongeacht of je zelf gegevens verwerkt of laat verwerken.

Waar dien je naast de overeenkomst op te letten?

Een verwerkersovereenkomst is belangrijk, maar werkt alleen goed als je ook in de praktijk grip houdt op wat er met persoonsgegevens gebeurt. Controleer of de verwerker zich aan de afspraken houdt, geef alleen toegang aan bevoegde personen, zorg voor goede technische beveiliging en weet waar de gegevens worden opgeslagen. Denk ook aan het afdekken van risico’s bij internationale doorgifte.